苏州市泰州商会系列管理制度

     苏州市泰州商会2015年12月成立，是异地商会中最年轻的商会。为打好基础，规范管理，严格纪律，根据苏州市工商联、苏州市民政局苏政民{2010}270号《关于进一步规范异地商会管理工作的若干意见》文件要求和我会实际，特制定如下系列制度。

第一部分  会议制度

会议是组织学习、民主议事、集体决策的载体，提高会议的效率和质量，对于商会建设具有重要意义。

一、会议类型及议事内容

商会一般有：会员大会、理事会（监事会）、会长办公会等。会员大会每年一次，可结合新春团拜会进行。理事会（监事会）每年不少于两次。会长办公会每两个月一次，每双月最后一周的周六召开。地点由秘书处编计划在各常务副会长单位轮流召开。特殊情况下由会长决定提前或推迟召开。

会议内容根据不同类型会议任务确定。

二、会前准备工作和会议通知

会前，由秘书处发安明告示，以便与会人员根据会议主题做好调研、讨论发言准备。秘书处负责会议策划、议案材料撰写、会议时间、地点协调。重要议案要提前通过网站、短信或邮件等渠道广泛征求意见，为会议决策打好基础。在完成各项准备工作后，向参会对象发出通知，明确会议时间、地点、内容和要求。

三、会议纪律

1、每次会议都要履行签到手续；

2、参会对象接到通知后必须向会议组织方回复确认，以便统计人数，完善接待。

3、会议期间，手机应调至静音或震动状态；不得来回走动或大声喧哗；不得在会场内吸烟；应听从主持人安排；尊重发言人，不要在他人发言时随意插话或打断发言人讲话；

4、参会人员一般不得缺席，有特殊情况不能到会，必须请假。特别是会长办公会，本人不能参加要委托代表参会。迟到、早退一次乐捐500元，缺席一次乐捐1000元，用于会务开支。

5、连续三次无故不参加会议的，按《商会章程》有关规定处理。

四、会议要求

1、理事会、会员大会和决定重大事项的会长办公会须提前呈报市工商联；会员大会同时报市民政局。

2、会员（代表）大会作出的决定要形成决议；

3、所有会议要形成会议纪要。

第二部分  商会秘书处工作制度

一、秘书处在会长和秘书长直接领导下开展工作。接受任务愉快，完成任务坚决，服从领导好；

二、秘书处工作人员办事认真细致，不忘事、不漏事、无差错，完成任务好；

三、秘书处工作人员要热情接待来客和会员，态度和蔼、语调亲切，文明礼貌好；

四、秘书处工作人员要想会员所想、帮会员所需、解会员所难，服务质量好；

五、秘书处工作人员要分工不分家，相互支持、相互帮助，团结和谐好；

六、秘书处人员工作要积极主动，会员提出的问题要及时回应，上级来电来文要有记录；重大问题要及时请示汇报，发挥作用好；

七、秘书处工作人员要讲政治、守规矩，不泄露会员企业商业秘密，不搬弄是非，主动维护上下、左右人际关系，个人品质好；

八、秘书处工作人员外出时要请假，因事不能上班，需事先请假。外出办事应有去向标志，并保证通讯畅通，遵纪守法好。

第三部分  商会财务制度

为规范商会财务工作，根据商会《章程》和《商会会费缴纳及使用管理办法》的规定，经一届一次会长办公会议研究决定，制定本财务管理制度。

一、商会财务工作严格按照《民间非营利组织会计制度》执行，由秘书处负责日常管理，会费来自于会员、服务于会员。接受商会理事会、监事会及主管部门的监督、检查。

二、商会会计聘请会员企业的内部会计兼职，商会办公室主任兼任出纳，接受秘书长领导管理，既便于工作，又确保安全。

三、商会的会计凭证、会计账簿、会计报表等各种会计记录都必须根据实际发生的经济业务进行核算，做到手续齐备，内容完整，准确及时。

四、严格按标准收取会费，不得以物品抵会费。对所欠会费的要及时催缴并及时入账，超过六个月，经三次催缴仍然不缴会费的，按商会《章程》和《商会会费缴纳及使用管理办法》严肃处理。

五、严格资金管理，设置“应收账款”会员费科目、现金日记账、银行日记账，并根据审核无误的凭证逐笔登记，做到日清月结，账款相符。严格执行支票管理制度，领用支票必须办理申领手续，经商会秘书长、会长批准后方可实施。妥善保管好印鉴、支票。法人印鉴、财务印鉴和商会的公章，分别由法人、财务、秘书长保管。支票须经财务章和法人章同时使用方可支付款项。网银转账经请示同意后，由出纳制单、会计审核无误后方可支付款项。

六、商会的会费收入、赞助费收入及各类捐赠等其他收入，都应在收到时统一开具财政局专用收据，并及时入商会专用账户。

七、商会财务支出的范围，主要包括日常办公经费（商会办公场所房租及管理费、工作人员工资及福利、办公设备及用品、日常办公费用、网络、刊物费用等）以及会务活动费、差旅费、招待费、捐赠费、礼品费等。实行大额经费使用集体审议制度。秘书处负责编制商会财务收支预算、决算报告，由会长办公会审议通过。监事会负责会前审核和执行情况监督。年中临时性支出，1万以上2万以内的，经会长办公会决定，2万元以上由理事会讨论决定。

八、商会接待工作的原则

1. 对来苏州的地、市级领导或重要客人一般应由会长、执行会长、监事长出面接待，陪同人视情况酌定。

2. 对泰州来苏的各区、县及乡镇客人一般由地域副会长以上领导对口接待；会长、执行会长、监事长应邀视情出场。

所有要商会出面的接待，由商会秘书处统一协调安排。

九、规范商会财务支出审批报销手续。涉及商会工作的费用报销凭证，须经办人员签字，一次性支出2000元以下，由秘书长审批报销；2000元以上开支所有凭证须有经办人、秘书长、执行会长、监事长签字，由会长审签。

十、建立健全商会会计档案管理制度，确保会计资料合法、真实、准确、完整。

第四部分  商会印章管理制度

一、苏州市泰州商会（以下简称本商会）印章使用管理办法所指的印章，包含且不止于以下印章：公章、财务章、法人章。

二、本商会印章使用目的与宗旨为：为了商会的工作需要，维护商会的最高利益，促进商会的健康发展。

三、使用本商会印章的情形及流程。

1、商会公文、函件、报出的财务资料、表格、经会长签批后加盖公章，并登记用章事宜；

2、各会员单位有关文件需商会加盖公章的，由秘书长审阅，会长签署；

3、各种证书需要盖章，按领导签批意见处理；不准在空白纸张上加盖公章；

4、因工作需要，由商会出具的证明文件应由秘书长批准后在证明文件上加盖公章；

5、申请人应在印章保管人当场使用印章。

四、印章保管人应当拒绝未经规定程序使用印章，并履行以下义务：

1、自接收印章之日（含当日）起，保证印章完好无损。

2、在保管期间，按照本商会的印章使用管理规定使用印章。

3、申请人在使用印章时，印章保管人应当检查申请人实际使用印章的内容与批准使用印章的内容是否一致。

五、印章由秘书长保管，印章一般不准带出商会注册地。如遇特殊情况，需要将印章带出商会注册地的，必须经秘书长同意，同时应办理印章移交手续。移交之后由接收人对印章负责。

六、公章启用、停用必须按规定履行手续，废除的印章或损坏的印章经会长签署书面意见后，由秘书长登记封存或销毁。

第五部分  商会档案资料管理制度

为保障本会档案资料的原始性、真实性和安全性，最大限度地延长档案的寿命，更好地履行商会各项工作任务，特制定本规定。

一、档案资料的范畴

1. 财务资料。会计、出纳所记载的一切账簿、原始凭据，所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证，所有收支凭证；

2. 会议资料。提交会议（会员大会、理事会、监事会、会长办公会议）等研究的提案，以及会议议程、会议决议、会议纪要、签到表等；

3. 会员资料。会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照副本的复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等；

4. 书刊资料。 复印的书籍、会刊、简报、宣传资料，刊载商会信息的报纸、杂志及其他信息资料；

5. 文件资料。商会自成立以来，上报、下发的所有正式文件、函件。政府有关部门，特别是工商联发给商会的文件、函件等；

6. 函件资料。以商会及秘书处的名义，发出的所有函件、通知等；

7. 组织相关活动的资料。业务洽谈、信息交流、座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习等相关资料。

二、集中收集存放

1.本会当年下发的文件和各种文书资料，除发送各会员单位外，要留正文一式两份连同底稿一起存档；

2.各分管专项工作的人员，负责在完成每项工作后，及时将资料汇总归档；

3.本会收到的有查考和保存价值的文件、会议资料、其他材料和内部产生的文件、会议记录、图表、照片等，均要标明篇目分类立卷。做到准确、及时、迅速、周密、保密、安全；

4.当年的工作资料汇总后，于次年一月份集中整理归档。

三、鉴定

认真做好档案的鉴定工作，不得擅自销毁档案，如需销毁，首先要登记造册，然后提请秘书长鉴定，同意销毁的还要履行批准签字手续，且销毁时要在有人监督的情况下方能销毁。

四、管理利用

1.专职管理。档案由办公室主任负责管理；并做到防盗、防火、防潮、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀工作。档案资料要存放有序，便于查找；

2.有关人员查询、使用档案资料应予登记，重要资料的查询应报秘书长、会长审批；

3.严格控制查阅中档案的范围，坚持在办公室内查询。确需借出档案资料的，必须经秘书长、会长批准，并要确定借阅时限，办理借阅手续；

4.利用档案资料时，不得拆散，污损和涂改档案资料，不得在档案资料上画圈、划线。

第六部分  商会人事管理制度

一、总则

1、为了促进商会人事管理工作的制度化，规范化，充分调动商会工作人员的积极性，依照国家有关劳动和人事法规，制定本制度。

2、本商会的员工是指本商会秘书处专职工作人员。

3、本商会的人事管理包括员工的聘用、解聘，薪酬与福利管理，员工考核，劳动合同管理，人事档案管理等。

4、本商会的人事管理工作归商会秘书处负责。

二、人员聘用

1、商会的招聘工作秉持“德才兼备”的原则。

2、商会秘书处按照会长办公会、理事会的决议设置机构，并确定人员编制。

3、商会专职工作人员的聘用：由秘书长负责提名，报会长审批。聘用人员必须经过一个月试用期。试用期合格者，由秘书长呈报会长批准后正式聘用，试用期满不合格者，由秘书长报会长批准解聘。

三、人员解聘

1、员工（包括试用期员工）工作期间如出现以下情况，予以解聘。

（1）严重违反劳动纪律者，或触犯国家法律法规者；

（2）品行、工作能力、工作态度等不符合岗位要求者；

（3）由于个人失误给商会造成严重损失者。

2、员工的解聘由秘书长提名，报会长批准。

3、员工离职时必须结清财务借支，退还办公设备及所配置的办公用品。

四、劳动合同管理

1、商会实行全员劳动合同制，员工一经录用即签订《劳动合同》。

2、员工劳动合同每年签订一次。

五、员工考核

每年年终由商会秘书长对员工进行考核，考核结果报会长办公会议审定。

六、员工档案管理

员工档案由秘书处保管。

七、薪酬和福利待遇

1、工资实行月薪制，每月底为员工工资发放日。

2、其它福利和补贴

（1） 商会员工按国家规定为其办理社会基本保险。

（2） 根据其工作的性质和需要，每月享有一定额度的手机通讯费用和汽油费用补贴。

（3） 按苏州市有关规定，每年享有第13个月的工资奖金。

八、考勤管理

1、工作时间：商会执行一周五天工作制（周一至周五）

2、作息时间 ：上午9：00--下午5：00。

3、商会实行考勤登记制度，由秘书处负责员工考勤统计工作。

4、假期：员工享受法定节假日。

第七部分  商会微信群管理制度

     为更好的利用现代化网络信息技术、加强沟通联络、提高办公效率，苏州市泰州商会建立了会员微信群。为进一步规范微信群的管理工作，特制定《苏州市泰州商会微信公众平台管理办法》，具体办法如下：

一、微信群管理要求：

（一）进群要求

 1. 苏州市泰州商会微信公众平台只加会员单位，非会员非请勿入；

 2. 群成员一律实名制。具体操作步骤：进入微信群后，点击屏幕右上角的图标，在打开的菜单中对“我在本群中的昵称”进行修改即可。（二）信息发布要求

 1. 务实、效率、正面、重在价值分享；

 2. 严禁发布反党反政府的负面消息；

 3. 允许发图，图片内容健康，不得有反动、色情等内容，不可恶意刷屏；

 4. 聊天内容不得包含任何恶意人身攻击行为，在群里谩骂他人，口出粗言；

 5. 鼓励分享时政、财经、科技等有价值信息，内容请在200字内，超过则使用链接分享。

 二、微信公众平台管理规则

 1. 微信平台统一由秘书处管理，执行微信群管理规定，负责群实名制、聊天监管、违规处理等；

 2. 每日检查群成员，不应加入人员予以剔除；

 3. 发布负面广告信息者警告一次，第二次直接清退出群；

 4. 不得发布带有煽动性、过激性的信息，违者直接清退出群；

 5. 未经群主或管理员同意，不得擅自拉人进群。

三、本办法自发布之日起实施，请遵照执行。

第八部分  商会特殊问题的处理办法

商会是一个大家庭，家庭成员中都会发生红、白喜事。为体现家庭成员间的友谊、感情、团结和谐，经会长办公会研究，对特殊问题的处理，提出以下意见：

（一）会员中，如有企业开张等重大喜事，应本人要求由秘书处代发通知协调有关事项。商会出礼金1000元；

（二）会员的直系亲属中如发生重大白事，由商会出面慰问、看望，慰问金1000元；

（三）会员中遇到法律、环保、税务、消防、规划建设等问题需商会出面协调的，要力所能及地给予帮助。根据处理结果，需表达谢意的，由受益方承担有关费用。